KI in der Buchhaltung: Wie Seisenbacher 1.700 Eingangsrechnungen pro Monat automatisiert

1.700 Eingangsrechnungen. Pro Monat. Manuell übertragen von einer Kollegin aus der Buchhaltung ins ERP-System. Das war der Alltag bei Seisenbacher in Ybbsitz, einem Zulieferer für Schienenfahrzeug-Inneneinrichtungen mit rund 90 Mitarbeitern, noch vor eineinhalb Jahren. Heute erledigt das ein KI-System namens Alfred, und zwar zu 80 %. Was das konkret bedeutet, wie die Umsetzung lief und welche unerwarteten Erkenntnisse dabei entstanden sind: das zeigt dieses Praxisbeispiel.

Das Problem: Wenn qualifizierte Mitarbeiter Daten abtippen

In produzierenden Betrieben ist es ein bekanntes Muster. Eingangsrechnungen kommen per E-Mail, werden ausgedruckt oder geöffnet, und jemand überträgt Lieferant, Betrag, Positionen und Kostenstellen manuell ins ERP-System. Kein Mehrwert, kein Urteilsvermögen gefragt, nur Übertragungsarbeit.

Bei Seisenbacher war das kein Randthema. 1.700 Rechnungen im Monat entsprechen rund 80 Rechnungen pro Arbeitstag. Selbst bei fünf Minuten pro Rechnung sind das über sechs Stunden täglich, die für nichts anderes zur Verfügung stehen. Christian Forstner, seit August 2024 Geschäftsführer bei Seisenbacher, bringt es direkt auf den Punkt: "Es ist irrsinnig schade, wenn man eine Person hat, die sich den ganzen Tag nur mit Eingangsrechnungen und dem Übertragen von Informationen aus einer Datei in ein anderes System beschäftigt. Das ist einfach nicht zeitgemäß."

Das ist kein Einzelfall. In mittelständischen Industriebetrieben mit komplexem Einkauf, vielen Lieferanten und einem gewachsenen ERP-System ist dieser Prozess fast überall gleich ineffizient.

Die Lösung: Alfred übernimmt die Übertragungsarbeit

Seisenbacher hat sich entschieden, diesen Prozess als erstes KI-Projekt anzugehen. Nicht weil es das spannendste war, sondern weil es das schnellste war: klares Problem, messbares Ergebnis, überschaubarer Scope.

Das Ergebnis heißt Alfred. Ein KI-System, das eingehende Rechnungen automatisch liest, die relevanten Felder extrahiert und direkt ins ERP-System überträgt. Der Prozess läuft so: Eine Rechnung kommt per E-Mail an die Rechnungsadresse. Alfred liest sie, erkennt Lieferant, Positionen, Beträge und Konditionen, und bucht sie ins System. Die Buchhaltungskollegin prüft Ausnahmen und Grenzfälle, die Alfred nicht sicher zuordnen kann.

Aktueller Stand: 80 % der 1.700 monatlichen Rechnungen laufen vollautomatisch durch. Das entspricht laut Forstner einem Vollzeit-Äquivalent an eingesparter Arbeitszeit. Die Mitarbeiterin, die das vorher gemacht hat, ist nicht weg. Sie macht jetzt andere Dinge. Dinge, für die tatsächlich Urteilsvermögen gefragt ist.

Die größte technische Herausforderung war nicht die KI selbst, sondern die ERP-Schnittstelle. Die richtigen Datenpunkte anzusprechen, die Felder korrekt zuzuordnen und sicherzustellen, dass die Daten dort landen, wo sie hingehören: das hat den meisten Aufwand verursacht. Wer KI-Projekte mit ERP-Anbindung plant, sollte das von Anfang an einkalkulieren.

Was Alfred nebenbei noch leistet: unerwartete Lieferanten-Insights

Hier wird es besonders interessant. Forstner beschreibt, was passierte, als sie Alfred gefragt haben, womit er sich eigentlich tagtäglich aufhält: "Dann sind ganz interessante Erkenntnisse entstanden. Der sagt, dieser eine Lieferant verrechnet jedes Mal 0,01 Euro zu viel. Oder der Lieferant verrechnet bei jeder Rechnung zusätzlich eine Europalette."

Das sind Abweichungen, die im manuellen Prozess schlicht untergehen. Niemand vergleicht 1.700 Rechnungen systematisch auf Muster. Alfred tut es automatisch, weil er alle Daten strukturiert vorliegen hat.

Aus dieser Erkenntnis ist das nächste Projekt entstanden: Auftragsbestätigungen der Lieferanten werden ebenfalls durch Alfred ins ERP eingepflegt. Damit entsteht eine direkte Verknüpfung zwischen Bestellung und Rechnung, Abweichungen werden sofort sichtbar, und Alfred wird mit jeder Runde besser, weil er die eigenen Bestelldaten als Referenz nutzen kann.

Was andere Betriebe daraus lernen können

Startet mit dem Projekt, das am schnellsten einen sichtbaren Erfolg liefert. Seisenbacher hatte eine Liste mit KI-Ideen. Einige davon waren ambitionierter, aber auch deutlich aufwändiger. Die Entscheidung für Alfred war bewusst pragmatisch: schneller Prototyp, messbares Ergebnis, Vertrauen aufbauen.

Bindet die betroffenen Mitarbeiter von Anfang an ein. Die Buchhaltungskolleginnen bei Seisenbacher waren anfangs skeptisch. Das hat sich gelegt, weil sie den gesamten Entstehungsprozess mitgestaltet haben. Wer KI über die Köpfe der Betroffenen hinweg einführt, scheitert an der Akzeptanz, nicht an der Technologie.

Plant die ERP-Schnittstelle als eigenes Teilprojekt. Das ist der härteste Teil, und er wird regelmäßig unterschätzt.

Denkt in Ausbaustufen, nicht in Gesamtlösungen. Alfred hat mit Eingangsrechnungen angefangen. Jetzt kommen Auftragsbestätigungen dazu. Als nächstes ist Wissensmanagement geplant. Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf.

Fazit

• 1.700 Eingangsrechnungen pro Monat, 80 % davon vollautomatisch: Das ist kein Pilotprojekt mehr, das ist produktiver Betrieb.
• Ein Vollzeit-Äquivalent wird eingespart, die Mitarbeiterin macht jetzt sinnvollere Arbeit.
• Die ERP-Schnittstelle ist die größte technische Hürde, nicht die KI selbst.
• KI deckt Lieferanten-Abweichungen auf, die im manuellen Prozess unsichtbar bleiben.
• Der richtige Einstieg ist das schnellste umsetzbare Projekt, nicht das größte.

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